Manual completo

Casi todo lo que confunde de Hilo se arregla entendiendo estas cinco. No hay más conceptos que aprender.

• Reunión. Una reunión recurrente oficial de la empresa: la diaria de mantenimiento, el comité de inversiones. Es permanente y la crea quien administra. No son notas personales.
• Sesión. Cada vez concreta que se celebra esa reunión. La del lunes y la del martes son dos sesiones de la misma reunión.
• Asunto. Algo que necesita seguimiento durante más de una reunión: una avería que se repite, una reclamación, una homologación.
• Decisión. Lo que se acuerda en una sesión. Una frase, y queda fechada para siempre.
• Compromiso. Quién hace qué y para cuándo. Es la unidad de trabajo de Hilo.

Es la portada y responde a una sola pregunta: qué necesita tu gestión hoy. No es un panel de indicadores y no lleva ni una gráfica.

• Tus reuniones de hoy. Solo las que se celebran hoy y en las que participas, ordenadas por hora, con los avisos de cada una.
• Requiere tu atención. Lo importante de toda la organización, ordenado. Cada elemento lleva la etiqueta de por qué está ahí: «Asunto crítico», «Bloqueado», «Escalado hacia tu reunión», «Vencido hace 3 días».
• Tus compromisos. Vencidos, los que vencen hoy y los próximos.
• Lo que sigues. Novedades relevantes de asuntos que no son tuyos.

El orden de «Requiere tu atención» no es un capricho ni lo decide una inteligencia artificial: es una tabla de pesos fija. Un asunto crítico pesa más que uno bloqueado, y uno bloqueado más que un compromiso vencido. Lo vencido pesa un poco más cada día que pasa, pero con tope, para que un olvido antiguo no tape una urgencia de hoy.

En Reuniones están todas las oficiales de la empresa, con su frecuencia, quién la dirige, cuándo es la próxima y lo que tiene pendiente.

Las reuniones tienen jerarquía: cada una sabe a cuál sube lo que no se puede resolver en ella. La diaria de mantenimiento sube a la de planta, y la de planta al comité de inversiones. Eso es lo que hace que escalar sea un clic en vez de elegir a ciegas entre una lista.

Una sesión se abre sola en cuanto alguien añade la primera cosa, así que no hace falta acordarse de pulsar «Empezar reunión». Solo puede haber una sesión abierta a la vez por reunión: si dos personas empiezan al mismo tiempo, escriben en la misma.

El detalle de la reunión está ordenado en el orden en que se hace una reunión de verdad:

• Pendiente de reuniones anteriores. Los compromisos sin cerrar, lo vencido primero, con el nombre de quien lo tiene.
• Escalados hacia esta reunión. Lo que otras han subido hasta aquí, con el motivo escrito por quien lo escaló.
• Asuntos abiertos. Los que viven en esta reunión ahora mismo.
• Escalados desde aquí, en seguimiento. Lo que subiste y sigue fuera. No desaparece de tu vista solo porque lo esté decidiendo otro.

A la derecha, el resumen de la última vez y el historial de sesiones anteriores, desplegable.

Para añadir cosas hay tres botones arriba: Asunto, Decisión y Compromiso. Se abren en línea, no tapan la pantalla y se quedan abiertos al guardar para encadenar varios.

Al pulsar Cerrar reunión puedes añadir una nota y Hilo congela el resumen: decisiones, compromisos nuevos, completados, asuntos cerrados y escalados. Ese resumen es lo que aparecerá la próxima vez.

Si la reunión se hace de pie frente a una pantalla, el icono de modo presentación de la barra superior agranda la letra para leerla a tres metros.

Por defecto una reunión enseña sus asuntos en una sola lista, ordenada por lo que más urge. Para una reunión de decisión —un comité de inversiones, una semanal de mejoras— eso es lo correcto: lo importante arriba y se acaba.

Una operativa diaria funciona al contrario. Se recorre siempre el mismo orden, se diga algo o no en cada punto. Para eso están los bloques: Seguridad, Calidad, Producción, Costes, o los que uses tú.

Se configuran en la reunión, en Configurar › El guion. Ahí puedes crear los cuatro habituales de un golpe o los tuyos, renombrarlos, cambiarlos de orden y borrarlos.

• Son opcionales, reunión por reunión. Una reunión sin bloques se comporta exactamente como antes. No hay que ponerlos en todas.
• Cada bloque tiene su «Añadir aquí». El asunto nace ya en el bloque desde el que lo abres: no hay que elegirlo en un desplegable.
• Un asunto se recoloca desde su ficha. Arriba, junto al responsable, aparece el bloque en el que está y se cambia ahí mismo.
• Borrar un bloque no borra sus asuntos. Se quedan en la reunión, sin bloque, al final del guion.

Un asunto es algo que va a durar. Tiene responsable, estado y prioridad, y sobre todo tiene historia.

Los estados son cuatro: abierto, en curso, bloqueado y cerrado. Las prioridades, tres: normal, importante y crítico. Lo normal no se pinta de ningún color: si todo llevara color, el color dejaría de significar nada.

Al abrir un asunto ves su historia completa en orden: cuándo nació y en qué reunión, cada decisión, cada compromiso, cada actualización, cada escalado y el cierre. Es la memoria de gestión del asunto, y es lo que leerá quien lo busque dentro de seis meses.

En la lista de Asuntos puedes filtrar por estado (abiertos, bloqueados, cerrados o todos) y por reunión.

Escalar es mandar un asunto a otra reunión porque aquí no se puede resolver. Cuando escalas, Hilo pide el motivo, y ese motivo es lo primero que verá la reunión que lo recibe.

• El asunto se mueve, no se copia. Es el mismo asunto, con toda su historia detrás.
• El desplegable propone la reunión de arriba, pero puedes mandarlo a otra si el asunto va por otro lado.
• La reunión que lo escaló lo sigue viendo, en «Escalados desde aquí», con la indicación de dónde está ahora.
• Los compromisos viajan con el asunto: aparecen en la reunión que lo gestiona en cada momento.

Cuando la reunión de destino resuelve, usa Devolver con respuesta: el asunto vuelve a su reunión de origen y la respuesta queda escrita.

Todo el recorrido —Mantenimiento, Planta, Comité— queda en la historia del asunto. Nunca se pierde de dónde vino ni por qué subió.

Un compromiso son cuatro campos: qué hay que hacer, quién, para cuándo y la prioridad. Nada más, y es a propósito.

La fecha viene puesta por defecto a la próxima vez que se celebra esa reunión. En una diaria de lunes a viernes, un viernes propone el lunes: se salta el fin de semana solo.

Los estados son pendiente, en curso, bloqueado y completado. «Vencido» no es un estado: es una condición que se calcula sola cuando pasa la fecha, y se calcula en tu zona horaria, no en la del servidor.

En la pantalla Compromisos puedes ver los tuyos, los que has asignado tú a otros, los de asuntos que sigues, o todos; y filtrar por abiertos, vencidos, bloqueados o completados.

Puedes bloquear un asunto o un compromiso, y en los dos casos Hilo te obliga a escribir por qué. No es burocracia: un bloqueo sin motivo no se puede desatascar, y el que llega nuevo a la reunión no sabe qué hacer con él.

El motivo queda en la historia como una actualización relevante, y avisa a quien sigue ese asunto.

Puedes seguir cualquier asunto aunque no seas el responsable. Un director puede seguir una homologación que lleva otro y enterarse cuando pase algo importante, sin tener que preguntar.

Al escribir una actualización hay un botón para marcarla como relevante. No está marcado por defecto a propósito: si todo es relevante, nada lo es. Solo lo relevante avisa a quien sigue el asunto.

Sobre los avisos, la regla es simple: casi todo se ve, casi nada interrumpe.

• Dentro de la aplicación aparece todo, en la campana.
• Fuera —correo o Telegram— solo tres cosas: te asignan un compromiso, se te vence uno, o hay una novedad relevante en algo que sigues.
• Todo lo demás espera al resumen de la mañana o a que entres.

En Ajustes puedes activar un resumen diario y elegir la hora. Te llega a tu hora local, con lo que tienes hoy: reuniones, vencidos, lo que vence hoy, bloqueos, escalados hacia tus reuniones y novedades de lo que sigues.

Está acotado a propósito: nunca pasa de catorce líneas, por muy cargado que vaya el día. Si no hay nada que contar, no se envía. Un resumen vacío enseña a ignorarlos.

En Personas ves a todo el mundo con su cargo, de quién depende, en cuántas reuniones participa y qué tiene pendiente. Si tienes gente a tu cargo, su ficha te enseña tu equipo con lo que debe cada uno.

Hay tres roles y ninguno más:

• Administrador. Todo lo anterior, más crear reuniones oficiales, dar de alta gente y cambiar roles y dependencias.
• Gestor. Participa, crea asuntos, decisiones y compromisos, actualiza y escala. Es el rol normal.
• Consulta. Solo mira. Eso sí, puede seguir asuntos y recibir avisos.

Editar una ficha. Desde Personas › el nombre (o desde Ajustes, pinchando el nombre en la lista) puedes cambiar nombre, puesto y correo. Es lo que necesitas cuando das de alta a alguien a mano y se te cuela una errata, o cuando aparece el correo que el día del alta no sabías.

Cuando alguien se va. En la ficha, abajo del todo, hay dos puertas y casi siempre quieres la primera:

• Desactivar. Deja de poder entrar, se le cierra la sesión y deja de aparecer cuando se reparten asuntos y compromisos. Pero su nombre sigue en cada decisión que tomó y cada compromiso que cumplió. Se puede deshacer.
• Borrar del todo. Solo si no ha dejado rastro: una ficha creada por error, un nombre duplicado. Pide marcar una casilla y no se puede deshacer.

Si eres administrador, en Ajustes tienes cuatro cosas más:

• Organización. El nombre que ve todo el mundo y la zona horaria por defecto.
• Reuniones oficiales. Crear una nueva: nombre, quién la dirige, frecuencia, qué días, hora, color y a qué reunión sube lo que no se resuelva. Una diaria de fábrica suele ser de lunes a viernes, no los siete días.
• Personas y accesos. Hay dos formas de dar de alta, y desde aquí se cambian también roles y dependencias. Ver debajo.
• Tu cuenta. Nombre, cargo, zona horaria, resumen de la mañana y contraseña. Cambiar la contraseña cierra las sesiones abiertas en otros dispositivos.

Desconvocar o borrar

Son dos cosas distintas y conviene no confundirlas.

• Desconvocar es lo que quieres casi siempre. La reunión deja de celebrarse y desaparece de las listas y de Hoy, pero no se borra nada: decisiones, compromisos e historial siguen ahí, y puedes volver a convocarla cuando quieras. Las desconvocadas aparecen al final de la lista de Reuniones.
• Borrar destruye para siempre las sesiones celebradas, las decisiones que se tomaron en ellas y los escalados que recibió. Los asuntos y compromisos sobreviven, pero se quedan sin reunión.

Las tres formas de dar de alta

• Sin cuenta todavía. La persona existe y se le puede asignar trabajo, pero no puede entrar. Sirve para montar la plantilla de golpe sin esperar a nadie: le asignas compromisos y sale en Personas desde el primer día. Cuando le toque, generas su enlace desde la lista y reclama su ficha poniendo su correo y su contraseña — con todo lo que ya tuviera a su nombre. No se crea una segunda persona ni hay que reasignar nada.
• Con enlace de invitación. Hilo genera un enlace que copias y le pasas; la persona elige su propia contraseña. Caduca a los catorce días y solo sirve una vez. Es lo recomendable cuando entra gente de verdad: tú nunca llegas a saber su contraseña.
• Con contraseña que pones tú. Creas la cuenta con su clave y se la das a mano. Va bien para probar con gente que tienes al lado, o para quien no se maneja con enlaces.

Cada asunto puede llevar enlaces a MAPEX, SAP, Power BI, el GMAO, SharePoint o cualquier dirección. Se ven en la ficha del asunto con su etiqueta y se abren en otra pestaña.

Abre la misma dirección en el móvil y añádela a la pantalla de inicio: se abre a pantalla completa, como una aplicación. No hay que instalar nada de ninguna tienda.

Está pensado para lo que se hace andando por la planta: mirar «Hoy», completar un compromiso de un toque, bloquear algo explicando por qué, comentar en un asunto y consultar los avisos. Preparar y dirigir una reunión se hace mejor desde un ordenador.

He escalado un asunto por error. ¿Se puede deshacer? Escálalo de vuelta a la reunión de origen explicando que fue un error. Nada se borra: la historia conserva los dos movimientos, y eso es lo correcto.

¿Puedo asignar un compromiso a alguien que no está en la reunión? Sí. El desplegable tiene a toda la organización, no solo a los participantes.

Se me ha olvidado cerrar la reunión de ayer. No pasa nada: la sesión sigue abierta y puedes cerrarla cuando quieras. Lo que no puede haber son dos sesiones abiertas de la misma reunión.

¿Por qué no me deja bloquear sin escribir nada? Porque un bloqueo sin motivo no lo puede resolver nadie. Es la única obligación que impone Hilo.

Se me ha olvidado apuntar la contraseña que le puse a alguien. No se puede recuperar, pero da igual: dale de alta otra vez no; simplemente pídele que entre y la cambie, o genérale un enlace de invitación nuevo.

Alguien se ha ido de la empresa. Cámbiale el rol a «consulta» y reasigna sus compromisos. Su historial se conserva: las decisiones que tomó siguen teniendo su nombre, como debe ser.

¿Y si una reunión se cancela un día? No hagas nada. Si no se celebra, no se crea sesión, y lo pendiente sigue estando ahí la próxima vez.

Y no lo va a hacer, porque ya lo hacen otros mejor y porque cada cosa que se añade es una cosa más que alguien tiene que rellenar.

• No sustituye al ERP ni al GMAO: las órdenes de trabajo siguen donde están.
• No mide producción, ni OEE, ni saca gráficas.
• No es un gestor de proyectos: ni Gantt, ni subtareas, ni sprints.
• No es un chat ni guarda documentos: enlaza, no copia.
• No graba reuniones ni las transcribe.

Hilo gestiona una sola cadena: decisión, responsable, compromiso, seguimiento, escalado y cierre. Todo lo que no sirva a eso sobra.